Politique de confidentialité

Zodi Innovations respecte vos droits lors du traitement de vos données personnelles. Dans cette déclaration, vous découvrirez comment nous collectons, traitons et utilisons vos données personnelles. Cette déclaration de confidentialité décrit la politique générale en matière de traitement et de protection des données de :

ZODI INNOVATIONS

Dont le siège social est établi à Philipssite 5 bus 1, 3001 Louvain, avec le numéro d'entreprise : 0738.456.248.

Ci-après dénommée « la société ».

1. Qui traite vos données personnelles ?

La société traite vos données personnelles. Dans cette déclaration de confidentialité, nous utilisons le pronom personnel « nous » pour désigner la société. La société est responsable du traitement de vos données personnelles décrites et expliquées dans cette déclaration. Nous traitons toujours les données conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 (« RGPD ») ainsi qu'aux dispositions de la réglementation fédérale et flamande relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel.

Si vous avez des questions générales sur la manière dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez contacter M. Jens Polspoel de la société par e-mail à info@zodi-innovations.be. Vous pouvez également vous y adresser pour vos remarques et suggestions et pour exercer vos droits.

2. Quand collectons-nous et traitons-nous vos données personnelles ?

Nous collectons et traitons vos données personnelles lorsque vous concluez un contrat de services avec nous, demandez un devis ou nous contactez dans le cadre des services que nous fournissons. Nous pouvons également traiter vos données personnelles lorsque vous nous posez une question générale.

3. Quelles données traitons-nous à votre sujet ?

Nous traitons vos données personnelles. Il s'agit des données qui vous identifient ou qui établissent un lien avec vous en tant que personne physique.

Les données que nous traitons concrètement dépendent des services convenus que nous proposons et fournissons. Il s'agit généralement de données dont nous avons besoin pour pouvoir vous proposer nos services, ou de données que vous nous transmettez en vue de leur conservation/sécurisation dans nos systèmes dans le cadre de la prestation de services convenue par contrat.

Il s'agit donc de données permettant de vous identifier (nom, adresse, numéro de client, numéro de compte...), de vous contacter (adresse, numéro de téléphone fixe ou mobile, fax, e-mail, nom d'utilisateur, données d'identification des appareils que vous utilisez...) et de vous servir correctement (les produits ou services que vous utilisez, vos préférences et intérêts, votre activité, vos retours...).

En outre, les données de vos propres clients sont également traitées, car cela s'inscrit dans l'objet du contrat.

4. Comment collectons-nous et traitons-nous vos données personnelles ?

Nous utilisons plusieurs moyens pour obtenir vos données personnelles.

Nous pouvons vous demander des données directement. Par exemple pour l'établissement d'un devis.

Les données sont principalement traitées dans le cadre de notre prestation de services pour vous. Le traitement des données est inhérent à l'objet du contrat.

5. À quelles fins traitons-nous vos données personnelles ?

Nous traitons vos données personnelles afin de pouvoir exécuter le contrat que vous concluez avec nous. Si vous ne nous fournissez pas ces données, nous ne pouvons pas vous fournir nos services de la meilleure façon possible. Par exemple :

• Pour proposer et maintenir notre Plateforme
• Pour vous informer des modifications apportées à notre Plateforme
• Pour vous permettre de participer aux fonctionnalités interactives de notre Plateforme lorsque vous le souhaitez
• Pour fournir une assistance à la clientèle
• Pour recueillir des analyses ou des informations précieuses afin d'améliorer notre Plateforme
• Pour surveiller l'utilisation de notre Plateforme
• Pour détecter, prévenir et résoudre les problèmes techniques

6. Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données personnelles ?

Nous traitons vos données personnelles afin de pouvoir respecter nos obligations légales (article 6.1.c du Règlement Général sur la Protection des Données).

En outre, nous traitons vos données personnelles sur la base du consentement que vous avez donné à cet effet (article 6.1.a du Règlement Général sur la Protection des Données).

Nous traitons vos données personnelles car cela est nécessaire à l'exécution du contrat que nous avons conclu (article 6.1.b du Règlement Général sur la Protection des Données).

7. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Selon la règle générale, nous ne pouvons conserver vos données personnelles que pendant la période où elles sont nécessaires à la fourniture de certains services. Nous conservons donc vos données aussi longtemps que vous utilisez nos services. Ensuite, nous conservons encore vos données pendant 30 jours sur nos systèmes de sauvegarde.

En matière de conservation, une distinction est donc faite entre la période pendant laquelle votre dossier est actif et celle pendant laquelle il devient passif. Votre dossier est actif tant que vous utilisez le service fourni. Tous les collaborateurs qui ont besoin de vos données pour exercer leur fonction y ont alors accès. Ensuite, votre dossier devient passif par la simple conservation de vos données sur nos systèmes de sauvegarde.

Certaines données d'anciens clients peuvent être utilisées pendant la période nécessaire après la fin du contrat afin de reconnaître l'ancien client, par exemple pour des raisons juridiques, fiscales ou comptables. Ces données archivées ne sont bien entendu accessibles que de manière limitée.

8. Partageons-nous vos données personnelles avec des tiers ?

Vos données sont principalement traitées en interne par nos collaborateurs. Elles ne sont pas partagées par défaut, mais sont conservées dans un système CRM et marketing externe.

Vos données personnelles peuvent être communiquées par nous à des tiers. Ces tiers n'ont accès à vos données personnelles que pour exécuter des tâches en notre nom et sont tenus de ne pas les divulguer ni les utiliser à d'autres fins. Nous pouvons communiquer vos données personnelles aux parties suivantes :

• Les tiers qui nous fournissent des services ou qui fournissent des services en notre nom, tels que les prestataires de services informatiques, les fournisseurs de services de paiement, les prestataires de relations publiques, les consultants, ...
• Les autorités publiques telles que la police et la justice si nous y sommes légalement obligés ou à la suite d'une demande valable
• Dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une vente d'actifs, vos données personnelles peuvent être partagées. Nous vous en informerons avant que vos données personnelles ne soient partagées et vous serez soumis à une autre politique de confidentialité.
• Nos employés, représentants, actionnaires, (sous-)traitants, entreprises liées, conseillers externes ou consultants.

Lors de la transmission de données personnelles à des tiers, nous veillons toujours à prendre des mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées. Le cas échéant, nous conclurons par exemple un accord de transfert ou un accord de sous-traitance, qui prévoit des restrictions à l'utilisation de vos données personnelles et des obligations en matière de sécurité de vos données personnelles.

Vos données personnelles ne seront ni prêtées ni vendues à des tiers à des fins de marketing, sauf avec votre consentement préalable exprès.

9. Vos données personnelles sont-elles transférées en dehors de l'Union européenne ?

Les données personnelles collectées sont par défaut stockées au sein de l'Union européenne.

Si vos données personnelles devaient être traitées en dehors de l'Union européenne, nous veillons à ce que ces entreprises disposent d'un niveau de protection adéquat. En particulier, nous conclurons dans ce cas avec elles des clauses contractuelles types (CCT). Nous garantissons de vérifier toujours au cas par cas l'existence d'un niveau de protection adéquat pour les transferts vers des pays tiers. Nos serveurs se trouvent actuellement au sein de l'Union européenne.

10. Comment vos données sont-elles sécurisées ?

Afin de garantir la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, nous avons pris diverses mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données, tant dans nos bureaux que via nos sites web. Nous disposons par exemple des pare-feux nécessaires qui sécurisent les accès externes, et une politique stricte de mots de passe est appliquée.

L'accès à vos données personnelles par les membres de notre personnel est strictement limité aux personnes autorisées à cet effet et aux données nécessaires à l'exécution de leurs tâches.

Nous ne pouvons toutefois pas être tenus responsables si, malgré les mesures prises et conformément à la législation en vigueur, des incidents devaient se produire chez ces sous-traitants.

11. Quels sont vos droits ?

Si vos données personnelles sont traitées, vous disposez d'un certain nombre de droits. Nous les énumérons ci-dessous.

11.1. Droit d'accès/de consultation

En tant que personne concernée, vous pouvez à tout moment demander à consulter les données que nous traitons à votre sujet. Si vous souhaitez exercer votre droit de consultation, vous pouvez le faire via les canaux indiqués ci-dessous. Afin d'exercer votre droit d'accès/de consultation et d'éviter toute divulgation non autorisée de vos données personnelles, vous devez toutefois nous fournir une preuve de votre identité.

11.2. Droit de rectification

Il peut arriver que certaines données que nous conservons à votre sujet ne soient plus à jour ou correctes. Vous pouvez donc toujours nous demander de rectifier ou de compléter ces données personnelles, mais vous devez d'abord nous fournir une preuve de votre identité.

11.3. Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit de demander que les données personnelles que vous nous avez vous-même fournies soient transférées à vous-même ou directement à un tiers. Nous attirons toutefois votre attention sur le fait que la législation en vigueur sur la protection de la vie privée prévoit un certain nombre de restrictions, de sorte que ce droit à la portabilité ne s'applique pas à toutes les données.

11.4. Droit d'opposition

Si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous traitons certaines données personnelles, vous pouvez vous y opposer. Pour ce faire, contactez-nous via info@zodi-innovations.be. Votre opposition sera acceptée sauf s'il existe des raisons impérieuses de ne pas le faire, par exemple une obligation légale ou l'exécution du contrat.

11.5. Droit à l'effacement de vos données

Vous avez non seulement le droit de faire modifier des données personnelles incomplètes, erronées, inappropriées ou obsolètes, mais aussi le droit de les faire supprimer. Pour ce faire, vous pouvez contacter info@zodi-innovations.be. Veuillez toutefois noter que la législation en vigueur sur la protection de la vie privée prévoit un certain nombre d'exceptions.

12. Informations générales

Si vous avez des questions, des plaintes ou des remarques concernant notre déclaration de confidentialité ou la manière dont nous traitons vos données personnelles, y compris l'exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter.

Vous pouvez le faire via :

• E-mail à info@zodi-innovations.be
• Courrier à ZODI INNOVATIONS, Philipssite 5 bus 1, 3001 Louvain

Toute demande de consultation, de rectification, de suppression, etc. de données doit indiquer clairement ce que vous souhaitez concrètement consulter, rectifier ou supprimer. Votre demande doit être signée et datée et contenir une copie du recto et du verso de votre carte d'identité. Si ces conditions sont remplies, nous traiterons votre demande dans les plus brefs délais.

Par souci d'exhaustivité, nous vous informons que si nous ne répondons pas à votre demande ou si notre réponse ne répond pas à vos attentes, vous avez toujours le droit d'introduire une plainte auprès des autorités publiques compétentes.

Nous pouvons modifier cette déclaration de confidentialité à tout moment. Nous vous conseillons donc de consulter régulièrement notre déclaration de confidentialité. La version la plus récente est toujours disponible sur notre site web.

Nos conditions générales et/ou les conditions de services spécifiques prévalent, en cas de contradiction, sur cette déclaration de confidentialité.

Cette version de la déclaration de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois le 17 janvier 2023.